Una collaborazione di successo come Assistente Virtuale (VA) o Assistente Personale (PA) dipende da accordi chiari. Che tu sia agli inizi o che tu abbia anni di esperienza: aspettative chiare garantiscono tranquillità, fiducia e collaborazione professionale. In questo articolo scoprirai perché un buon accordo è essenziale, cosa devi assolutamente stabilire e una pratica lista di controllo da applicare immediatamente.
Perché gli accordi chiari sono indispensabili
Come VA/PA, spesso lavori a distanza, in modo indipendente e flessibile. Sembra l’ideale – e lo è – ma solo se si concorda con largo anticipo cosa si fa, per chi e a quali condizioni. La mancanza di chiarezza può portare a:
- Confusione sul lavoro e sulle responsabilità
- Frustrazione per l’accessibilità o per lavori urgenti
- Discussioni su fatture o scadenze
- Carico di lavoro e attraversamento dei confini
Accordi chiari sono quindi alla base della vostra collaborazione. Così facendo, non solo stabilisci dei limiti, ma dimostri anche la tua professionalità.
Cosa dovresti concordare con il tuo cliente in ogni caso
1. Tariffa oraria e fatturazione
Stabilisci qual è la tua tariffa, se lavori a ore o con un pacchetto e quando fatturi (settimanalmente, mensilmente, subito dopo la fine del lavoro o dopo un certo numero di ore). Inoltre, non dimenticare:
- Periodo di pagamento (ad esempio 14 o 30 giorni)
- Eventuali indennità (ad es. in caso di emergenza, lavoro nel fine settimana)
2. Attività e confini
Sii chiaro su ciò che farai e non farai. Preferibilmente, descrivilo in una breve descrizione o in una dichiarazione di lavoro nella tua lettera di incarico. Pensa a:
- Gestione dell’agenda
- Gestione delle e-mail
- Supporto al noleggio e alle vendite
- I social media
- Gestione del progetto
Indica anche ciò che non offri o per cui ti fai pagare un extra (ad esempio lavori grafici, consulenze, ecc.).
3. Disponibilità e accessibilità
Quando sei raggiungibile? Lavori in giorni fissi o distribuiti nell’arco della settimana?
- Indica i tuoi giorni e orari di lavoro
- Indica come vengono gestiti i casi urgenti
- Evidenzia anche in che modo (e con quale frequenza) fornisci gli aggiornamenti.
4. Forma di collaborazione e periodo di preavviso
Lavori come freelance o distaccato? Avete un acquisto minimo al mese? Cosa succede se uno dei due vuole lasciare il lavoro?
Un periodo di preavviso standard di 1 mese è comune per gli incarichi a tempo indeterminato.
5. Riservatezza e trattamento dei dati
Parla di come gestisci i dati personali dei clienti o di terzi. Pensa agli indirizzi e-mail, ai file dei clienti o ai documenti nel cloud. Assicurati di essere conforme alla legislazione AVG.
Se necessario, stipula un accordo di elaborazione, soprattutto se memorizzi o elabori i dati per conto del cliente. Questo vale, ad esempio, se lavori con strumenti come il software di email marketing
, i sistemi CRM o i portali per i clienti.
Lista di controllo – Accordi chiari con il cliente
Usa questa lista di controllo all’inizio di ogni collaborazione:
In conclusione: gli appuntamenti sono un servizio
Molti VA e PA trovano eccitante porre delle condizioni o dei limiti. Ma ricorda: accordi chiari non sono “rigidi”, anzi, fanno parte del tuo servizio. In questo modo ti assicuri che sia tu che il tuo cliente sappiate come stanno le cose. E questo crea fiducia.
Vuoi una mano a redigere i tuoi termini e condizioni o un modello di proposta di collaborazione? Fammi sapere, sarò felice di aiutarti.