En tant qu’entrepreneur ou professionnel, votre première impression se fait souvent par téléphone. Qu’il s’agisse d’un client potentiel, d’un client ayant une question urgente ou d’un employé demandant des précisions, si vous ne répondez pas au téléphone, votre boîte vocale devient le porte-parole de votre accessibilité. Et ne nous voilons pas la face, un message vocal inconfortable, peu clair ou non professionnel peut tout simplement vous faire perdre des commissions ou des clients.
Chez AssistNow, nous aidons les professionnels occupés à gérer leur accessibilité au quotidien. Et oui, cela commence par votre boîte vocale.
Dans cet article, nous vous donnons des conseils pratiques pour une messagerie vocale puissante et professionnelle et nous vous expliquons comment nous pouvons vous aider directement à cet égard, si nécessaire.
Pourquoi un bon message vocal est-il important ?
Une boîte vocale professionnelle est bien plus qu’un simple « must-have ». Il montre que vous :
- Soyez structuré et joignable même si vous ne répondez pas pendant un certain temps.
- Prendre les clients au sérieux
- Travailler son image professionnelle
Dans les secteurs où la confiance et la fiabilité sont essentielles, chaque forme de communication compte. Dans ce contexte, votre boîte vocale n’est pas un pis-aller, mais une carte de visite indispensable.
Qu’est-ce qui fait qu’une boîte vocale est professionnelle ?
Un bon message vocal est :
Clair et concis
- Pas de longs monologues : Indiquez brièvement qui vous êtes, pourquoi vous ne pouvez pas répondre et ce que l’appelant peut attendre de vous.
- Personnel mais professionnel: utilisez votre propre voix et adressez-vous directement à l’auditeur, mais évitez le langage informel ou vague.
- Actif et orienté vers la recherche de solutions: Indiquez à votre interlocuteur la meilleure chose à faire. Doit-il envoyer un courriel ? Rappeler ? Indiquez-lui la prochaine étape.
Exemple de texte vocal professionnel
« Bonjour, vous êtes en train de parler à [votre nom] de [nom de l’entreprise]. Je suis actuellement dans l’impossibilité de répondre au téléphone. N’hésitez pas à me laisser votre nom et votre numéro de téléphone et je vous contacterai dès que possible. Vous avez une question urgente ? Envoyez un courriel à [votre adresse électronique] ou un message Whatsapp. Merci et à bientôt !
Simple, clair et professionnel.
Erreurs courantes (et comment les éviter)
🛑 Trop informel ou maladroit
« Euh… oui bonjour, je ne suis pas là pendant un moment, parlez plus fort. » – Cette formule n’est ni structurée ni fiable.
🛑 Pas d’action ou de suivi
Un message vocal sans appel à l’action laisse l’appelant dans le doute. Recevra-t-il une demande de rappel ? Doit-il réessayer lui-même ?
🛑 Intelligibilité ou bruit
Enregistrez votre message vocal dans une pièce calme, sans bruit ni bruit de fond. Parlez calmement et clairement.
Conseil : Faites enregistrer votre boîte vocale de manière professionnelle par AssistNow.
Vous n’avez pas le temps ou vous ne voulez tout simplement pas enregistrer vous-même un message soigné ? Alors AssistNow peut le faire pour vous.
Nous fournissons un message vocal amical et professionnel qui correspond à votre style et à votre secteur. L’appelant a ainsi immédiatement une impression professionnelle, même si vous êtes temporairement indisponible.
Un petit effort, une grande différence d’aspect.
Conseils supplémentaires pour la gestion de la messagerie vocale
- Mettez régulièrement à jour votre message, par exemple en cas de vacances, de maladie ou de changement d’horaire de travail.
- Vérifiez vos messages tous les jours – Assurez-vous de rappeler ou de suivre rapidement.
- Liez votre boîte vocale à votre emploi du temps – Par exemple, faites savoir que vous serez à nouveau disponible entre 13h00 et 14h00.
Accessibilité professionnelle avec AssistNow
Vous ne devez pas tout faire vous-même. En tant qu’assistants personnels, nous aidons chaque jour les professionnels à optimiser leur communication, la gestion de leur agenda et leurs contacts avec les clients. Et cela passe par une messagerie vocale parfaite.
Que vous souhaitiez un message standard pour les heures de bureau ou une notification temporaire pour les périodes de vacances : nous nous en chargeons pour vous.
🔸 Voix professionnelle
🔸 Dans le ton de votre voix
🔸 Rapide et sans tracas
Vous souhaitez mettre en place une boîte vocale professionnelle ou vous débarrasser d’autres problèmes liés à votre joignabilité ? Prenez alors directement contact avec nous.