Une collaboration réussie en tant qu’assistant virtuel (AV) ou assistant personnel (AP) repose sur des accords clairs. Que vous soyez débutant ou que vous ayez des années d’expérience, des attentes claires garantissent la tranquillité d’esprit, la confiance et une collaboration professionnelle. Dans cet article, vous découvrirez pourquoi de bons accords sont essentiels, ce que vous devez absolument établir et une liste de contrôle pratique à appliquer immédiatement.
Pourquoi des accords clairs sont indispensables
En tant qu’AV/AP, vous travaillez souvent à distance, de manière indépendante et flexible. Cela semble idéal – et ça l’est – mais seulement si vous vous mettez d’accord bien à l’avance sur ce que vous faites, pour qui et à quelles conditions. Un manque de clarté peut entraîner.. :
- Confusion sur le travail et les responsabilités
- Frustration liée à l’accessibilité ou aux travaux urgents
- Discussions sur les factures ou les délais
- Charge de travail et dépassement des limites
Des accords clairs constituent donc la base de votre coopération. Ce faisant, vous fixez non seulement des limites, mais vous faites également preuve de professionnalisme.
Ce dont vous devez convenir avec votre client
1. Taux horaire et facturation
Indiquez votre tarif, si vous travaillez à l’heure ou au forfait et quand vous facturez (chaque semaine, chaque mois, immédiatement après le travail ou à partir d’un certain nombre d’heures). N’oubliez pas non plus :
- Période de paiement (par exemple 14 ou 30 jours)
- Indemnités éventuelles (par exemple, urgence, travail le week-end)
2. Activités et limites
Soyez clair sur ce que vous ferez et ne ferez pas. De préférence, décrivez-le dans une brève description ou un énoncé de travail dans votre lettre de mission. Pensez-y :
- Gestion de l’agenda
- Gestion des courriels
- Location et assistance à la vente
- Médias sociaux
- Gestion de projet
Indiquez également ce que vous n’offrez pas ou ce pour quoi vous demandez un supplément (par exemple, travail graphique, conseil, etc.).
3. Disponibilité et accessibilité
Quand peut-on vous joindre ? Travaillez-vous à des jours fixes ou de manière échelonnée tout au long de la semaine ?
- Indiquez vos jours et heures de travail
- Indiquez comment les cas urgents sont traités
- Indiquez également comment (et à quelle fréquence) vous fournissez des mises à jour.
4. Forme de coopération et délai de préavis
Travaillez-vous en free-lance ou en détachement ? Avez-vous un minimum d’achat par mois ? Que se passe-t-il si l’un d’entre vous veut démissionner ?
Un délai de préavis standard d’un mois est courant pour les affectations permanentes.
5. Confidentialité et traitement des données
Discutez de la manière dont vous traitez les données personnelles des clients ou des tiers. Pensez aux adresses électroniques, aux fichiers clients ou aux documents dans le nuage. Assurez-vous que vous vous conformez à la législation AVG.
Si nécessaire, concluez un accord de sous-traitance, en particulier si vous stockez ou traitez des données pour le compte du client. C’est le cas, par exemple, si vous travaillez avec des outils tels que le logiciel de marketing par courriel
, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les portails clients.
Liste de contrôle – Des accords clairs avec votre client
Utilisez cette liste de contrôle au début de toute collaboration :
En conclusion : les rendez-vous sont des services
Beaucoup d’AV et d’AP trouvent passionnant de fixer des conditions ou des limites. Mais n’oubliez pas que des accords clairs ne sont pas « stricts » – en fait, ils font partie de votre service. Vous vous assurez que vous et votre client savez à quoi vous en tenir. Cela crée un climat de confiance.
Vous souhaitez obtenir de l’aide pour rédiger vos conditions générales ou un modèle de proposition de collaboration ? N’hésitez pas à me contacter, je me ferai un plaisir de vous aider.