El éxito de la colaboración como Asistente Virtual (VA) o Asistente Personal (PA) depende de que los acuerdos sean claros. Tanto si acabas de empezar como si tienes años de experiencia: unas expectativas claras garantizan la tranquilidad, la confianza y la cooperación profesional. En este artículo leerás por qué son esenciales unos buenos acuerdos, qué es absolutamente necesario que establezcas y una práctica lista de comprobación para su aplicación inmediata.
Por qué son indispensables los acuerdos claros
Como VA/PA, a menudo trabajas a distancia, de forma independiente y flexible. Eso suena ideal -y lo es-, pero sólo si acuerdas con suficiente antelación qué haces, para quién y en qué condiciones. La falta de claridad puede dar lugar a:
- Confusión sobre el trabajo y las responsabilidades
- Frustración por accesibilidad o trabajos urgentes
- Discusiones sobre facturas o plazos
- Carga de trabajo y cruce de fronteras
Por tanto, los acuerdos claros son la base de tu cooperación. Al hacerlo, no sólo estableces límites, sino que también demuestras tu profesionalidad.
Lo que de todas formas debes acordar con tu cliente
1. Tarifa horaria y facturación
Establece cuál es tu tarifa, si trabajas por horas o con un paquete y cuándo facturas (semanalmente, mensualmente, inmediatamente después de realizar el trabajo o a las x horas). No lo olvides tampoco:
- Periodo de pago (por ejemplo, 14 o 30 días)
- Posibles bonificaciones (por ejemplo, trabajo de emergencia, de fin de semana)
2. Actividades y límites
Sé claro sobre lo que harás y lo que no harás. Preferiblemente, descríbelo en una breve descripción o declaración de trabajo en tu carta de encargo. Piensa en ello:
- Gestión de la agenda
- Gestión del correo electrónico
- Alquiler y soporte de ventas
- Redes sociales
- Gestión de proyectos
Indica también lo que no ofreces o por lo que cobras un suplemento (como trabajo gráfico, consultoría, etc.).
3. Disponibilidad y accesibilidad
¿Cuándo se te puede localizar? ¿Trabajas en días fijos o repartidos a lo largo de la semana?
- Indica tus días y horas de trabajo
- Indicar cómo se tratan los casos urgentes
- Destaca también cómo (y con qué frecuencia) proporcionas actualizaciones
4. Forma de cooperación y plazo de preaviso
¿Trabajas como autónomo o en comisión de servicios? ¿Tenéis una compra mínima al mes? ¿Y si uno de vosotros quiere dejarlo?
Un plazo de preaviso estándar de 1 mes es habitual para las asignaciones permanentes.
5. Confidencialidad y tratamiento de datos
Habla de cómo gestionas los datos personales de clientes o terceros. Piensa en direcciones de correo electrónico, archivos de clientes o documentos en la nube. Asegúrate de que cumples la legislación en materia de AVG.
Si es necesario, celebra un acuerdo de encargado del tratamiento, especialmente si almacenas o tratas datos en nombre del cliente. Esto se aplica, por ejemplo, si trabajas con herramientas como el software de marketing por correo electrónico
, sistemas CRM o portales de clientes.
Lista de control – Acuerdos claros con tu cliente
Utiliza esta lista de control al inicio de cualquier colaboración:
En conclusión: las citas son un servicio
A muchas VAs y PAs les resulta excitante establecer condiciones o límites. Pero recuerda: los acuerdos claros no son «estrictos»; de hecho, forman parte de tu servicio. Te aseguras de que tanto tú como tu cliente sepáis a qué ateneros. Y eso genera confianza.
¿Quieres ayuda para redactar tus condiciones generales o una plantilla para una propuesta de colaboración? Házmelo saber: estaré encantada de ayudarte.