Eine erfolgreiche Zusammenarbeit als Virtual Assistant (VA) oder Personal Assistant (PA) hängt von klaren Vereinbarungen ab. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder schon jahrelange Erfahrung haben: Klare Erwartungen sorgen für Ruhe, Vertrauen und professionelle Zusammenarbeit. In diesem Artikel erfahren Sie, warum gute Vereinbarungen unerlässlich sind, was Sie unbedingt festhalten müssen und eine praktische Checkliste, die Sie sofort anwenden können.
Warum klare Vereinbarungen unverzichtbar sind
Als VA/PA arbeiten Sie oft aus der Ferne, unabhängig und flexibel. Das klingt ideal – und das ist es auch – aber nur, wenn Sie sich im Voraus darüber einig sind , was Sie tun, für wen und zu welchen Bedingungen. Mangelnde Klarheit kann dazu führen:
- Verwirrung über Arbeit und Verantwortlichkeiten
- Frustration über Erreichbarkeit oder dringende Aufträge
- Diskussionen über Rechnungen oder Fristen
- Arbeitsbelastung und Grenzüberschreitung
Klare Vereinbarungen sind also die Grundlage Ihrer Zusammenarbeit. Damit setzen Sie nicht nur Grenzen, sondern zeigen auch Ihre Professionalität.
Was Sie auf jeden Fall mit Ihrem Kunden vereinbaren sollten
1. Stundensatz und Rechnungsstellung
Legen Sie fest, wie hoch Ihr Tarif ist, ob Sie stundenweise oder pauschal arbeiten und wann Sie die Rechnung stellen (wöchentlich, monatlich, sofort nach getaner Arbeit oder nach einer bestimmten Anzahl von Stunden). Vergessen Sie auch nicht:
- Zahlungsfrist (z.B. 14 oder 30 Tage)
- Mögliche Zulagen (z.B. für Notfälle, Wochenendarbeit)
2. Aktivitäten und Grenzen
Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie tun werden und was nicht. Beschreiben Sie dies vorzugsweise in einer kurzen Beschreibung oder einem Arbeitsplan in Ihrem Auftragsschreiben. Denken Sie daran:
- Agenda Management
- E-Mail-Verwaltung
- Unterstützung bei Vermietung und Verkauf
- Soziale Medien
- Projektleitung
Geben Sie auch an, was Sie nicht anbieten oder wofür Sie extra bezahlen (z.B. grafische Arbeiten, Beratung usw.).
3. Verfügbarkeit und Zugänglichkeit
Wann sind Sie zu erreichen? Arbeiten Sie an festen Tagen oder über die Woche verteilt?
- Geben Sie Ihre Arbeitstage und -zeiten an
- Geben Sie an, wie dringende Fälle behandelt werden
- Heben Sie auch hervor, wie (und wie oft) Sie Updates bereitstellen
4. Form der Zusammenarbeit und Kündigungsfrist
Arbeiten Sie auf freiberuflicher oder entsandter Basis? Haben Sie einen Mindestumsatz pro Monat? Was ist, wenn einer von Ihnen kündigen möchte?
Eine Standardkündigungsfrist von 1 Monat ist bei unbefristeten Aufträgen üblich.
5. Vertraulichkeit und Datenverarbeitung
Besprechen Sie, wie Sie mit persönlichen Daten von Kunden oder Dritten umgehen. Denken Sie an E-Mail-Adressen, Kundendateien oder Dokumente in der Cloud. Stellen Sie sicher, dass Sie die AVG-Gesetzgebung einhalten.
Schließen Sie ggf. einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, insbesondere wenn Sie Daten im Auftrag des Kunden speichern oder verarbeiten. Dies gilt zum Beispiel, wenn Sie mit Tools wie der E-Mail-Marketing-Software
, CRM-Systemen oder Kundenportalen arbeiten.
Checkliste – Klare Vereinbarungen mit Ihrem Kunden
Verwenden Sie diese Checkliste zu Beginn jeder Zusammenarbeit:
Fazit: Termine sind Service
Viele VAs und PAs finden es aufregend, Bedingungen oder Grenzen zu setzen. Aber denken Sie daran: Klare Vereinbarungen sind nicht „streng“ – sie sind vielmehr Teil Ihrer Dienstleistung. Sie sorgen dafür, dass sowohl Sie als auch Ihr Kunde wissen, woran sie sind. Und das schafft Vertrauen.
Benötigen Sie Hilfe bei der Formulierung Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder eine Vorlage für ein Angebot zur Zusammenarbeit? Lassen Sie es mich wissen – ich helfe Ihnen gerne.