Een succesvolle samenwerking als Virtual Assistant (VA) of Personal Assistant (PA) valt of staat met heldere afspraken. Of je nu net begint of al jaren ervaring hebt: duidelijke verwachtingen zorgen voor rust, vertrouwen én professionele samenwerking. In dit artikel lees je waarom goede afspraken essentieel zijn, wat je absoluut moet vastleggen én krijg je een handige checklist om direct toe te passen.
Waarom duidelijke afspraken onmisbaar zijn
Als VA/PA werk je vaak op afstand, zelfstandig en flexibel. Dat klinkt ideaal – en dat is het ook – maar alleen als je vooraf goed afstemt wat je doet, voor wie, en tegen welke voorwaarden. Onduidelijkheid kan leiden tot:
- Verwarring over werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Frustratie over bereikbaarheid of spoedklussen
- Discussies over facturen of deadlines
- Werkdruk en grensoverschrijding
Heldere afspraken vormen dus het fundament van jullie samenwerking. Je stelt daarmee niet alleen grenzen, je laat ook zien dat je professioneel te werk gaat.
Wat je sowieso moet afspreken met je opdrachtgever
1. Uurtarief en facturatie
Leg vast wat je tarief is, of je per uur werkt of met een pakket en wanneer je factureert (wekelijks, maandelijks, direct na afloop van de klus, of bij een x-aantal uren). Vergeet ook niet:
- Betaaltermijn (bijv. 14 of 30 dagen)
- Eventuele toeslagen (bijv. spoed, weekendwerk)
2. Werkzaamheden en grenzen
Wees duidelijk over wat je wel en niet doet. Beschrijf dit bij voorkeur in een korte omschrijving of werkoverzicht in je opdrachtbevestiging. Denk aan:
- Agendabeheer
- E-mailbeheer
- Verhuur & verkoopondersteuning
- Social media
- Projectmanagement
Geef ook aan wat je níet aanbiedt of waar je extra kosten voor rekent (zoals grafisch werk, adviestrajecten, etc.).
3. Beschikbaarheid en bereikbaarheid
Wanneer ben je bereikbaar? Werk je op vaste dagen of verspreid over de week?
- Vermeld je werkdagen en tijden
- Geef aan hoe spoedzaken behandeld worden
- Benoem ook hoe (en hoe vaak) je updates geeft
4. Samenwerkingsvorm en opzegtermijn
Werk je op freelancebasis of via een detacheringsconstructie? Heb je een minimale afname per maand? Wat als één van jullie wil stoppen?
Een standaard opzegtermijn van 1 maand komt vaak voor bij vaste opdrachten.
5. Vertrouwelijkheid en gegevensverwerking
Bespreek hoe je omgaat met persoonsgegevens van klanten of derden. Denk aan e-mailadressen, klantbestanden of documenten in de cloud. Zorg dat je voldoet aan de AVG-wetgeving.
Sluit indien nodig een verwerkersovereenkomst af, vooral als jij namens de opdrachtgever data opslaat of verwerkt. Dit geldt bijvoorbeeld als je werkt met tools zoals
e-mailmarketingsoftware, CRM-systemen of klantportalen.
Checklist – Duidelijke afspraken met je opdrachtgever
Gebruik deze checklist bij de start van elke samenwerking:
Tot slot: afspraken zijn service
Veel VA’s en PA’s vinden het spannend om voorwaarden te stellen of grenzen aan te geven. Maar onthoud: heldere afspraken zijn niet ‘streng’ – ze zijn juist onderdeel van jouw service. Je zorgt ervoor dat jij én je opdrachtgever weten waar ze aan toe zijn. En dat schept vertrouwen.
Wil je hulp bij het opstellen van je voorwaarden of een template voor een samenwerkingsvoorstel? Laat het me weten – ik help je graag verder.